Technicien(ne) en administration bilingue – volet secrétariat (Jeffery Hale) Réservé aux employés RSSS

**Affichage réservé aux employés des établissements du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) intégrés à Santé Québec.**

Nous recherchons un(e) technicienne en administration bilingue – volet secrétariat 

La technicienne en administration de la DERJHSB est sous l’autorité de la Directrice de l’établissement regroupé Jeffery Hale – St- Brigid’s. Elle appuie et soutient l’équipe de direction dans ses fonctions au quotidien.

De façon générale,

• Eelle assure le traitement, la diffusion, la gestion des communications, la conservation de données, l’élaboration ou la modification de compte rendus ou d’autres documents de travail, la mise en place de procédures de travail, la production et la transmission de l’information sous toutes ses formes, la gestion de dossiers de même que le soutien aux membres de l’équipe de gestion et du personnel.
• Elle voit au respect de la réglementation en vigueur ainsi que des politiques et des normes de l’organisation.
• Elle assure des activités de planification, d’organisation, de coordination des travaux à caractère administratif de l’équipe de direction.
• Elle agit à titre de personne-ressource et assure les liens avec l’ensemble des directions du CIUSSS ainsi que des partenaires internes et externes. Pour ce faire, elle est appelée notamment, à collaborer avec d’autres membres du personnel, diverses clientèles ou des fournisseurs de biens et de services.
• Elle peut être appelée à soutenir des activités administratives de la Direction de l’établissement relativement à la gestion des ressources humaines, les communications d’affaires internes et externes, le service à la clientèle, la rémunération, la gestion des ressources financières, la gestion des opérations et de la qualité, la gestion des ressources matérielles et la gestion de projets.

Autres tâches :

• Faire un suivi rigoureux des courriels du directeur dans le respect des échéances et des priorités
• Faire la gestion de l’agenda du directeur (prise de rendez-vous en fonction des priorités)
• S’assurer du respect des échéances des tâches du directeur
• Planifier différentes rencontres
• Rédiger la correspondance : révision et correction de divers documents (présentations, organigrammes, listes Excel diverses, etc.)
• Prise de notes et rédaction des comptes rendus lors des comités de direction
• Frais de déplacement du directeur
• Répondre aux différentes demandes des employés de la direction (ex. : suivis de congés, accès informatiques, achat de fourniture de bureau ou autre matériel, demande de déménagement, etc.)
• Toutes autres tâches administratives sur demande (ex. : processus des affichages de postes de la direction, s’assurer du suivi de diverses demandes du ministère de la Santé et des Services sociaux ou de la haute direction, etc.).

Formation en présentiel obligatoire. 

Une fois la personne fonctionnelle, une entente de télétravail est possible selon les besoins de la directrice et le contexte du travail. 

Doit détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d’une école reconnue par le ministère compétent.

Ou un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent, ou une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents (800) heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé.

Cet emploi comprend également les personnes qui détiennent un certificat d’études collégiales en techniques administratives.

Important :
Les diplômes exigés pour l’emploi, qui auraient été obtenus hors Québec, doivent être obligatoirement accompagnés d’une évaluation comparative des études effectuées hors Québec (ÉCEEHQ) émise par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI).

Autres connaissances nécessaires :

– Maîtriser les outils bureautiques de la suite Microsoft Office,
– Posséder une excellente connaissance du français oral et écrit,
– Capacité à travailler sous pression,
– Être doté d’une grande capacité d’organisation et d’un bon sens de l’initiative,

– Capacité à saisir les enjeux organisationnels afin de faire les suivis nécessaires,
– Une bonne connaissance du réseau de la santé et des services sociaux constitue un atout.

Habiletés personnelles :

– Autonomie et rigueur,
– Faire preuve de tact et de discrétion,
– Orientation vers la clientèle,
– Maîtrise de soi,
– Capacité d’adaptation dans un environnement en changement.

Processus de nomination : Les exigences requises seront validées par le biais de tests et lors d’une entrevue.

Remarque:

Nous remercions les personnes qui ont manifesté de l’intérêt envers notre établissement. Cependant, nous communiquerons seulement avec ceux et celles dont la candidature aura été retenue.